Stresszmentes hatékonyság a cégben
Cégvezetőként apait-anyait beleadsz a munkába és mégis mindig úgy érzed, hogy ez nem elég. Ha egy nap 48 órából állna, akkor sem biztos, hogy mindennek a végére tudnál járni…
Egyre több munkatárssal veszed körbe magad, aminek érdekes módon az az eredménye, hogy egyre több mindenben kell döntened. A beosztottak nem elég önállóak, hogy rájuk merj bízni fontos feladatokat. Emiatt gyakran úgy érzed, hogy összecsapnak a fejed felett a hullámok.
Nem fogod elhinni, de ez jó hír! Azt jelenti, hogy növekszik a céged és egyre sikeresebb. Akkor mégis hogyan éld túl ezt az időszakot?
Miért túlterhelt a legtöbb cégvezető?
Ez az egyik legnehezebb periódus, amiben most vagy. A cég létszáma már több, annál, mint, amit egyedül kordában tudsz tartani, de még nem elég nagy, ahhoz, hogy minden munkatárs egy jól elkülöníthető tevékenységet végezzen. A mindenki csinál mindent már nem működik. Viszont komoly kihívást jelent, hogy hogyan szedd szét a munkaköröket és a felelősségi köröket, úgy, hogy az ne lassítsa be a folyamatokat, hanem inkább gyorsítsa.
5+2 vezetői módszer, ami önállóbbá teszi a beosztottakat
1. Írd le az összes fontos tevékenységet, amit a cégben végezni kell és nem a te felelősségi körödbe tartoznak, mint például a jogi ügyek, stratégiai tervezés, célok meghatározása, gazdasági vezetés stb. Ezeken kívül mindent írjál le. (Ha nincs időd írni, akkor szabadidődben mondd mikrofonba – okos telefonok tudják ezt – és valakivel gépeltesd le a szöveget.)
2. Egyszerűsítsd a munkafolyamatokat és törekedj arra, hogy egy tevékenység egy személy kezében legyen. Például: számlaírás, beszerzés stb. Természetesen legyen helyettese, aki ezeket a feladatokat el tudja látni, amikor ő hiányzik, de normál esetben nekik más dolguk van. Minél inkább szét tudod választani a felelősségi és jogköröket, annál eredményesebb lesz a csapat, mert mindenki profi lesz, abban, amit csinál. Ráadásul ez biztosítja a cég növekedését is.
3. Válaszd ki azokat a profi munkatársaidat, akik egy-egy tevékenységben kiemelkedően jók. Kérd meg őket, hogy írják le a poszt tevékenységeit különös figyelmet fordítva a lehetséges hibákra és megoldásokra.
4. Ahol nincs munkatárs, mert még mindig te végezted azt a feladatot, ott hasonlóan járj el, mint az 1-es pontban. Mondd diktafonba és gépeltesd le. Írd bele a lehetséges buktatókat, amire különös figyelmet kell fordítani. Ha már voltak korábban problémák és megoldottad őket, azt is írd bele.
5. Az összes begépelt anyagot nézd át, és korrigáld, ha szükséges. Ügyelj arra, hogy a megfogalmazás minden esetben a lehető legegyszerűbb legyen és minden félreértést nélkülözzön. Ha készen van, olvastasd el egy olyan emberrel, aki nem nálad dolgozik és kérdezd meg, hogy a leírtak alapján képes lenne-e elvégezni azt a munkakört, még ha nincs is képesítve rá. Ha, igen, mert, megértette és csak gyakorolnia kellene, akkor szuper munkát végeztél. Ha nem érti, abban az esetben még érdemes átírni egyszerűbbre.
6. Nincs más dolgod, mint hogy a feladatokat a leírások segítségével betanítsd a beosztottaknak. Ha megértette már csinálhatja is. Az elején még ellenőrizd le, de utána már szabad kezet adhatsz neki abban a tevékenységben. Végre fellélegezhetsz ezt már nem neked kell elvégezned és nem neked kell döntened benne.
7. Így járj el minden régi és új feladattal. Ha már betanulták, onnantól kezdve tudják önállóan végezni és a feladat az ő felelősségi körükbe fog tartozni. (Javaslat: Használhatod a felelősség szó helyett a gondoskodást. Például: “Géza, ezentúl a szerszámok karbantartásáról neked kell gondoskodnod, hogy mindig legyen megfelelő számú és működőképes szerszám.”)
Végezetül ügyelj arra, hogy a jövőben ne old meg a problémákat és ne hozz döntéseket helyettük!
Szeretnéd ezt megvalósítani, de nem tudod, hogy miként fogj hozzá?
Őszinte törődéssel,
Loksa Ágnes