Bizonyára láttál már olyan cégvezetőt, aki annyira szét volt szóródva, mint porcukor az almás pitén…

Idekapott, odakapott, telefonált, intézkedett. Látszólag úgy tűnt, hogy nagyszerűen kezeli a káoszt, de valójában ez rendkívül leterhelő és a látszat ellenére NEM HATÉKONY.

Ha sok dologra figyelünk egyszerre, akkor valójában egyiket sem végezzük el megfelelően.

Mi a hatékonyság jelentése?

“Egy dolgot a lehető legkevesebb energia és idő ráfordításával végezni el, hogy más dolgokra is legyen időnk.”

Ha egy cselekvést gépiesen végzünk, azaz nem adjuk hozzá magunkat mentálisan, akkor az csak részben fog megvalósulni. És pont az hiányzik belőle, amitől igazán működni fog: Önmagunk.

Amikor valamit csinálunk, akkor csakis arra koncentráljunk és mielőbb fejezzük be. Ne máson törjük a fejünket. Ez a fajta összpontosítás egyáltalán nem könnyű, hiszen a rengeteg impulzus miatt csaponganak a gondolataink.

Íme egy egyszerű példa, ami jól demonstrálja ezt:

Egy FORMA-1-es versenyző, amikor beül az autójába és elindul a futamon, akkor ő 2-3 órán keresztül, amíg a köröket rója, nem gondol semmi másra csak a pályára és az ő haladására. Hiába teszi meg újra és újra ugyanazokat a köröket, neki mégis mindegyiket teljesen újnak kell tekintenie. Minden figyelmével, érzékletével ott kell lennie a pályán, különben halálos balesetet szenvedhet és másoknak is kárt okozhat. Nem gondolhat közben az adóbevallásra, a szülei betegségére vagy az anyósa zsörtölődéseire. Nem romantikázhat gondolatban és nem tervezheti a következő üzleti év eredményeit sem. Semmi mást nem kell tennie csak teljes figyelemmel és érzékeléssel az autóban lenni és a pályán maradni. Észre kell vennie az apró lehetőségeket, érzékelnie kell a kocsi állapotát és a versenytársai igyekezetét. Ezenkívül akkor és ott nincs semmi más a világában.

Amikor részt veszünk egy tárgyaláson, vagy készülünk egy prezentációra, vagy valamilyen adminisztratív feladatot végzünk el, mennyivel gyorsabb és hatásosabb eredményt érnénk el, ha nem törnénk közben a fejünket valami egészen más dolgon, például, hogy mit vegyünk a fiúnknak születésnapjára, vagy egy másik megbeszélés előkészítésén dolgoznánk a laptopunkon.

Ez így elmondva nagyon könnyűnek hangzik, de a megvalósítása még sem olyan egyszerű. Bizonyára már Veled is előfordult, hogy egy-egy megbeszélésen, vagy tárgyaláson a másik fél hosszú statisztikai adatok felsorolásába kezdett, amitől a figyelmünk lelankadt és máson kezdtünk gondolkodni. Majd, amikor befejezte igyekeztünk gyorsan visszavenni a fonalat, hogy sikeres legyen a megbeszélés. Hátha nem vette észre, hogy nem rá figyeltünk.

De, miért is ne figyeljünk rá? Az a pár óra, ami alatt egy tárgyalást lezavarunk semmi az életünk hosszához képest. Ha pedig mégis túl hosszúra nyúlik, akkor pedig irányítsuk a beszélgetést az üzleti kommunikáció használatával és máris nem kell hallgatnunk a hosszas, és unalmas okfejtéseket.

Összefoglalva: Amikor csinálunk valamit, akkor azt szívvel-lélekkel, teljes odafigyeléssel és érzékeléssel csináljuk. Ne engedjük, hogy a gondolataink ide-oda csapongjanak, mert unalmasnak találjuk azt, ahol vagyunk és, amit csinálunk, vagy mert túl türelmetlenek vagyunk és már mással akarunk foglalkozni. Higgyük el, eljön annak is az ideje.

Íme néhány ötlet a fókuszálással kapcsolatban:

  • Priorízáljuk a feladatokat: Ne pepecseljünk napokat lényegtelen dolgokkal, hanem arra törekedjünk, hogy a céljaink felé haladjunk.
  • Ne akarjunk egyszerre mindent megvalósítani. Készítsünk tervet és programokat a céljaink elérésére és haladjunk sorban.
  • Ne vágjunk bele egyszerre mindenbe. Az nem helyes, hogy nyitok egy közértet, de mellette jó lenne egy autómosó és szeretnék pályázni egy wellness hotelre is. Egyszerre csak egyre fókuszáljunk! Ha az már tökéletesen működik, akkor jöhet a következő projekt.
  • A feladatokat írjuk le, hogy ne fejbe kelljen tartani őket éa, amit lehet delegáljunk!

Mit tegyél, ha folyton megzavarnak?

Kevesen tudják, de ahhoz, hogy felvegyük a munka fonalát sokkal több időre van szükségünk mint ahhoz, hogy kiüssenek belőle. Ránézünk az e-mailünkre, felveszünk egy telefont, meghallgatjuk a munkatársunkat ezek mind-mind kizökkentenek minket a fókuszból és plusz időt generálnak azzal, hogy újra fel kell vennünk a fonalat.

Íme néhány javaslat, hogy miként védhetjük ki a felesleges zavarásokat:

Telefon: Régen teljesen természetes volt, hogy amikor egy személy nem tartózkodott az irodájában akkor nem volt elérhető. Ma a mobil korában bárki bármikor hívható. De ez nem jelenti azt, hogy elérhető is egyben. Nem kell felkapkodnunk a telefonunkat. A legjobb, ha lehalkítjuk, amíg dolgozunk. Amikor szünetet tartunk megnézhetjük, hogy ki keresett minket és aki fontos visszahívjuk.

E-mailek: Az e-mail rendszer olyan, mint egy postaláda. Elég, ha naponta kétszer ürítjük. Azaz, nem szükséges állandóan csekkolnunk, hogy érkezett-e levelünk. Érdemes akkor rátekintenünk, amikor több időt tudunk erre szánni. Az a legrosszabb, hogy ha a telefonunkon megnyitunk egy levelet, és akkor nem tudunk vele foglalkozni. Később mikor újra leülünk a gép elé, már megnyitottként jelentkezik, ezért nem foglalkozunk vele. Nem válaszoljuk meg, nem intézzük el. Később gondunk lesz belőle. Sokkal jobban járunk, hogy ha időt szánunk a levelek olvasására és megválaszolására és egy nyugodtabb pillanatban esünk neki.

Munkatársak: A kollégákat érdemes rászoktatni, hogy a főnöknek fogadóórája van, ami egy bizonyos időszakot ölel fel. Ilyenkor lehet jönni panasszal, javaslattal. A problémákat, bajokat mindenki igyekezzen a saját területén megoldani. A vezető nem fogadhat olyan bajt, ami alacsonyabb hatáskörön is megoldható, kívéve, ha a beosztott alkalmatlan a feladat elvégzésére.

Őszinte törődéssel,

Loksa Ágnes