Milyen jól gazdálkodsz az időddel?

Ha erre a válaszod nem túl pozitív, akkor az alábbiak is ismerősek számodra:

-Túlhajszoltnak érzed magad, és gyakran fordul elő, hogy az utolsó pillanatban kell valamit tenned, hogy be tudd tartani a határidőket.

  • Vagy úgy telnek el a napjaid, hogy egyik problémából a másikba kerülsz és ettől stresszesnek és motiválatlannak érzed magad.

Kerüld el az időgazdálkodási buktatókat

Gyakori hiba 1: Nem készíteni és nem használni Napi csatatervet.

Gyakori probléma, hogy mindent próbálunk fejben tartani. Nem megy, ne is erőltessük, mert mindig azt fogjuk elfelejteni, ami a legfontosabb lett volna.

A helyes mód: Írjunk le mindent és jelöljük a megvalósulásukat.

Gyakori hiba 2: Nem állítani be célokat!

Amikor nincsenek meghatározva a célok egy cégben, és kidolgozva a stratégiai tervezés, akkor nagyon nehéz priorizálni a feladatokat, mert nem tudjuk az irányt. Ilyenkor a vezető mindenbe belekap, mindennel foglalkozik, mert jó lesz valamire. Ez az, ami igazán túlterheltté tudja tenni.

A helyes mód: Írjuk le a víziónkat, ami felé haladunk. Bontsuk kisebb célokra, melyeket dolgozzunk ki részletesen. A tevékenységeket hangoljuk össze, hogy a vízió és a célok irányába mutasson. Ami nem támogatja ezeket, azt ne csináljuk.

Gyakori hiba 3: Nem priorizálni.

Tapasztaltam, hogy több cégvezető is keményen dolgozik egész nap, viszont, amit tényleg el kellett volna végeznie arra már nem jutott idő. Például elment kávét venni a boltba, mert elfogyott, de nem készítette el a pénzügyi kimutatást.

A helyes mód: A tevékenységeket ésszerűen priorizáljuk és sorba állítjuk mondjuk az alábbiak szerint:

Azonnali – ha most nem kezeljük, akkor további kár keletkezik. Például tűz van.

Ma elvégezendők – rajta vannak a Napi csatatervünkön. Például: Felhívni a beszállítót a szállítás miatt.

Egyéb feladatok – Nincsenek rajta a Napi csatatervünkön, de ajánlatos az elvégzésük. Például: Kimutatások elkészítése.

Van még valami – Olyan munkák, amik nem határidősek, de most pont van időnk ilyennel foglalkozni. Például: rendet rakni az íróasztalunkon.

Gyakori hiba 4: A megzavarások nincsenek kezelve.

Hatalmas fejtőrést okoz egy vezetőnek, hogy munka közben ne zavarják a munkatársai. Amikor benne vagyunk valamiben és valaki váratlanul bejön a szobánkba és előáll egy problémával, a lehető legrosszabb, amit tehetünk, hogy meghallgatjuk és megoldást adunk rá. Ezzel két dolgot tettünk: 1. A munkatársat leszoktattuk arról, hogy gondolkozzon. 2. Félbehagytuk a saját munkánkat, amihez, amikor visszatérünk újból fel kell vennünk a fonalat, ami plusz időt és energiát jelent.

A helyes mód: Képezzük ki a munkatársakat, hogy a területükön lévő problémákkal önállóan meg tudjanak birkózni. Ismertessük velük, hogy ki melyik területért felel és egymást kereshetik az adott terület problémájával, ne a vezetőt keressék. Például: Nincs internet, akkor az internetért felelős személyt kell keresni, aki a kapcsolatot tartja a szolgáltatóval. Vezessünk be fogadóórákat, amikor egy megadott időszakaszban lehet jönni a vezetőhöz egyeztetésre.

Gyakori hiba 5: Halogatás

Gyakori hiba, hogy a “nemszeretem” dolgokat az utolsó pillanatra hagyjuk. Ezzel felesleges stressz okozva magunknak.

A helyes mód: Tűzzük ki a Napi csatatervben, hogy mikor fogjuk megcsinálni és nevezzünk meg egy jutalmat érte, ami motivál és érezteti velünk, hogy megdolgoztunk érte. Például: Kedd reggel kitöltöm a Hitelkérelmi papírokat és, amikor végeztem eszem egy finom sütit a büfében.

Gyakori hiba 6: Túl sokat vállalni

Egy vezető gyakran belefut abba a hibába, hogy mindent maga akar elvégezni és túl sokat vállal magára. Ez nem fogja szentté avatni. Nem szükséges belerokkanni.

A helyes mód: Amit csak lehet delegáljunk a kollégáknak. Tanuljunk meg “Nem”-ez mondani.

Gyakori hiba 7: “Elfoglalt” függőség

Gyakori probléma, hogy egy nagyon elfoglalt személy, ritkán jelenti azt, hogy hatékony, inkább tűnik stresszesnek. Helyette próbálj meg lassítani és tanulni valamit menedzsment trükkökről, vagy arról, amire éppen szükséged van. Megdöbbentő, hogy mennyi idő megy el azzal, hogy valamit megpróbálunk IQ-ból elsőre jól csinálni és persze nem sikerül.

A helyes mód: Utána olvasunk és felkészülten elsőre hiba nélkül végezzük el azt a dolgot. A tanulás mindig behozza a befektetett időt.

Gyakori hiba 8: Egyszerre több mindent csinálni.

Szinte ez az egyik leggyakoribb hiba. Úgy gondoljuk, hogy e-mailt írunk, közben kimutatást ellenőrzünk, közben telefonálunk és még a kávénkat is elkészítjük. Nem helyes, ráadásul, amikor így dolgozunk sokkal több kárt okozunk, aminek a helyrehozatala viszi az időnket. Az előző példából kiindulva az eredmény a következő lenne: A kávé ráömlik a kimutatásra, a hirtelen mozdulattól a telefon kiesik a kezünkből az asztal alá. Miközben felvesszük beverjük a fejünket az asztalba. Fél kómásan matatunk az asztalon, ahogy kászálódunk ki alóla, eközben az e-mailt töröljük vagy, ami rosszabb elküldjük valakinek, akinek nem kéne látnia. Valójában nem haladtunk semmit, csak kárt okoztunk magunknak és a munkánkban.

A helyes mód: Egyszerre csak egyre fókuszáljunk! fejezzük be és jöhet a következő. Kevesebb hiba és helyrehozatal lesz.

Gyakori hiba 9: Nem tartani szünetet.

A szünet új erőt ad. Sokan erőből tolják a végkimerülésig. Ez nem helyes, mert a vége csak hiba és kár lesz a cégnek. Ami mondanom sem kell, hogy plusz idő befektetést igényel.

A helyes mód: Iktassunk be rövid szüneteket, hogy átmozgassuk magunkat, igyunk egy pohár vizet, vagy teát. Nyugodtan gondoljuk át a munkát és újult erővel folytassuk.

Gyakori hiba 10: Nem alakítani ki rendszerességet.

A rendszeres élet hatékonyabb és eredményesebb, mint amikor a váratlan történések alakítják az életünket. Nincs annál rosszabb, maikor valaki egy nappal előre nem tud tervezni, mert fogalma sincs, hogy mikor mit fog csinálni. Ez eléggé csökkenti a hatékonyságot, mert sosem lehet tudni, hogy mikor mit fog elintézni.

A helyes mód: Amit lehet írjunk be a előre naptárunkba. Ezt osszuk meg a kollégákkal és a házastársunkkal is, hogy ők is tudjanak tervezni.

Őszinte törődéssel,

Loksa Ágnes