Bizonyára találkoztatok már olyan ügyféllel, munkatárssal, aki nem válaszolt a leveleitekre, üzeneteitekre vagy bármilyen más kommunikációra. Ez roppant bosszantó tud lenni, mivel nem tudod, hogy most mi van a személlyel. Megkapta-e a levelet? Értette-e a levelet? Csinálja-e vagy sem? Illetve, hogy azért nem válaszol, mert nem tudja a választ, vagy, mert nem akar válaszolni.

Egy ilyen meg nem válaszolt, azaz nyitott kommunikáció temérdek kérdést vet fel és problémát indíthat el.

Azonkívül, hogy ez nekünk nagyon idegesítő, annak a személynek sem jó, aki nem válaszol.

Boncoljuk fel ezt a témát még jobban!

Miért nem válaszol? A legtöbb esetben azért nem válaszolnak az emberek, mert nincs idejük rá. Megkapja a levelet, elolvassa és már jön is a következő levél, azt is elolvassa és közben rengeteg más egyéb elfoglaltsága lesz. Tornyosulnak a megválaszolatlan levelek, sms-ek, üzenetek.

És bele is kerültünk az ördögi körbe!

Minél több levélre nem válaszol egy személy, annál kevesebb ideje lesz és annál kevesebb levélre fog tudni válaszolni. Mivel még kevesebb levélre tud válaszolni, még kevesebb ideje lesz és annál kevesebb levelet fog tudni megválaszolni….

Miért?

Azért, mert minden levél, üzenet, ami érkezik hozzánk egyfajta kommunikáció. Azzal, hogy nem válaszoljuk meg, illetve nem igazoljuk vissza a megérkezését nyitott kommunikációként továbbra is fent marad és viszi a figyelmünket. Minél több ilyenünk van, annál inkább le vagyunk terhelve és annál inkább nem lesz időnk semmire.

Viszont, amint elkezdjük befejezni ezeket a nyitott kommunikációkat, máris jobban tudunk figyelni más dolgokra. Többlet energiánk lesz és aktívabbak leszünk.

Próbáld ki!

Vedd elő a levelezésed és egyenként kezd el megválaszolni a leveleidet. Egyszerre fel fogsz gyorsulni és tettre kész leszel.

Vezetőként követeld meg, hogy a beosztottak is válaszolják meg az üzeneteket nem csak neked, hanem mások számára is. Vezess be szankciókat. Aki nem válaszol, annak kell aznap elmosogatnia a konyhában, kávét főzni a többieknek satöbbi.

A legjobb, amit tehetsz, hogy azonnal megválaszolod a leveleket, amint elolvastad. A legrosszabb, amit tehetsz az, hogy elolvasod és félreteszed, hogy majd később válaszolod meg.

Ez utóbbi több dolog miatt is káros:

  1. Ott maradt a figyelmed.
  2. Ha később úgy döntesz, hogy megválaszolod, akkor újra el kell olvasnod, mert már nem emlékszel pontosan rá. Ez többlet energia befektetés.
  3. Elfelejted megválaszolni, mert már megnyitott levélként jelenik meg és úgy gondolod, hogy elintézted. Így továbbra is odakötözi a figyelmedet.

Szóval, ha azt szeretnéd, hogy legyen időd és jól érezd magad, akkor kezd el megválaszolni a megválaszolatlan leveleidet, üzeneteidet és másokat is erre biztass!

Ha szeretnéd megtudni, hogy miként lehetne még több időd, kérd “Szervezeti Konzultációmat”!>>

Őszinte törődéssel,

Loksa Ágnes