Vége a pihenésnek ismét jönnek a dolgos hétköznapok. Vezetőként visszatérve a nyaralásból sokkolóan hathatnak a rád váró teendők:

  • 500-1000 olvasatlan üzenet,
  • több lista teendő,
  • adminisztrációs lemaradás.

Nem is beszélve arról, hogy a rád váró fontos döntések miatt megállt a termelés.

A mai levelemben bemutatók néhány fogást, hogy miként érheted magad nagyon gyorsan utol.

  1. Először is háríts el minden akadályt, hogy az üzlet dübörögjön! Érdemes a szükséges szakemberek elérhetőségével ellátni a munkatársakat (az irodában kifüggeszteni a falra), hogy baj esetén kit hívjanak fel, így nem várnak meg, ha elromlott a számítógép, eldugult a WC, vagy éppen kifogyott a patron a nyomtatóból.
  2. Amikor időd engedi, —úgy este 10 után—kezdd átnézni az elmaradt levelezésedet. Fölülről haladj lefelé, hogy, ha valami még aktuális, akkor azt azonnal tudd intézni, a többi meg már úgy sem számít. Amikor ezt csinálod nagyon fontos, hogy ne ugrálj a levelek között. Például megnyitod, elolvasod: “á, ez nem fontos, majd később válaszolok rá.” Ez a legrosszabb, amit tehetsz. Először is, mert már egyszer elolvastad, így rátetted a figyelmed és amíg nem válaszolod meg, viszi az energiádat. Ha most nem válaszolod meg, félő, hogy később már nem fogod, mert megnyitottként szerepel a levelezésedbe és azt hiszed, hogy már el van intézve. Tehát a menet a következő:

a.) Ránézésre látod, hogy a levél fontos vagy csak PR anyag. Ha PR, akkor dobd a szemétbe vagy tedd el valahová, hogy majd később megnézed, ha akarod.

b.) Ránézésre nem PR. Megnyitod és elolvasod. Itt az alábbiak lehetnek:

            • Rájössz, hogy szemét. Kukába vele.
            • Nem fontos, de azonnal meg tudod válaszolni. Válaszold meg!
            • Fontos és azonnal meg tudod válaszolni. Válaszold meg!
            • Fontos, de még dolgod van vele. Nyomtasd ki és tedd a teendőid közé!

c.) Végigmenve a lépéseken hamar a végére érsz az egésznek. A kinyomtatottakat tedd be a másnapi listádba.

3. Mivel valószínűleg eléggé feltornyosultak a teendőid, ne terheld magad azzal, hogy mindent fejben akarsz tartani. Készíts napi listát (Csatatervet), amire röviden feljegyzed a teendőket. Amint elkészültél eggyel húzd ki. Ha nem sikerült végezned mindennel aznap, akkor este készítsd el a holnapi listádat és tedd bele az előző napról kimaradtakat. Ezt a technikát később is megtarthatod, ha már nincs két oldal lapnyi teendőd.

4. A hatékonyabb munka végzés miatt az alábbiakat érdemes bevezetned:

    • Írd ki az ajtódra, hogy két óráig ne zavarjanak, kívéve, ha tűz üt ki vagy halál eset történt.
    • Ne halogasd a teendőket. Ami a listán van azt meg kell csinálni. A legjobb, ha sorrendben csinálod és akkor nincs az, hogy a “nemszeretemeket” a végére halasztod és aztán a végén átkerülnek másnapra…stb.
    • Tanuld meg, hogy miként tudsz udvariasan egy beszélgetést befejezni, hogy ne engedd magadra a felesleges szóáradatot.
    • Használd a “Nem” szót, hogy ha el vagy úszva és még valami plusz dologgal szeretnének megbízni. Megértem, hogy együttműködő vagy és legszívesebben mindent bevállalnál, de akkor sosem fogod utolérni magad. Tanulj meg udvariasan “nem”-et mondani. Ez sokkal jobb, mintha később próbálod kapkodva lemondani, mert rájöttél, hogy nem fog menni. Mindenkinek sokkal jobb, ha már előre tudja, hogy ezt nem te fogod megcsinálni, hanem valaki más.

Itt találsz még több hatékonysági tippet: “Fókuszban a fókusz”

5. Delegáld le az egyszerű feladatokat. És igen tudom, hogy tovább tart elmagyarázni, ezért inkább írd le! Írd le pontosan és akkor nem kell többet magyaráznod. A delegálásról már korábbi leveleimben írtam.  “Ezt a delegálási hibát ne kövesd el!”

“Delegálás felsőfokon….”

Ha szeretnél még többet megtudni az eredményeimről és a módszereimről akkor gyere el a következő előadásomra, ahová ráadásul az egyik könyvem a belépő jegy! Így két dolgot is kapsz egyszerre:

  1. 28 leckét a mindennapokra nem csak vezetőknek
  2. 3 órás tömény előadást a bevált módszereimről

Itt találsz róla bővebb információt!>>

Őszinte törődéssel,

Loksa Ágnes